Escalabilidad de tu proyecto online

Ya sea que vamos a crear nuestra propia empresa en Internet o que estamos empezando a trabajar en un nuevo equipo de Marketing en Internet, la escalabilidad es una característica que debería reinar en nuestro sistema de trabajo y que debemos tener presente desde el inicio.  No se trata de un elemento aislado, sino que debe de ser parte de la visión de equipo y la forma de trabajo del día a día.  Lograrlo no es sencillo y requiere compromiso de todos los miembros del equipo, pero sobre todo de quienes lo dirigen, desde la cabeza de la empresa.

Después de más de un mes y medio en mi nuevo proyecto, donde he tenido tiempo de empaparme de la información más relevante de la empresa, he querido hacer una lista en forma de checklist para intentar para intentar lograr la escalabilidad en el proyecto que estamos poniendo en marcha.

Ideas para crear un proyecto escalable

Visión a largo plazo 

Tener claro a dónde queremos llegar, qué queremos ser, a quien nos dirigimos, cuáles son los valores de la empresa, es el comienzo para sentar las bases de un proyecto escalable. Esto nos permite tomar decisiones correctas, o al menos adecuadas a la naturaleza de nuestra empresa. El no tener esto claro, nos puede generar confusión entre los diferentes miembros del equipo y desarrollar proyectos que no aporten valor al corazón del negocio.  Si esto no lo tiene tu empresa, como responsable online te sugiero:

• Proponer a la dirección de la empresa el desarrollo de un plan a largo plazo con miembros claves de la empresa. Recomendable este artículo «Muerte al Plan Estratégico, larga vida a la Estrategia» (en inglés). 
• Realizar reuniones de reflexión de hacia dónde nos queremos ver en 1 año, 6 meses como proyecto con miembros del equipo online, pero también con el de ventas y atención al cliente

Lo importante y no solo lo urgente

O lo que sería lo mismo:  No dedicarse a apagar incendios todo el tiempo.  Para calificar una acción como importante, evalúa el valor que genera al proyecto en general y prioriza el desarrollo de tareas en base a esto. Es importante que lo hagas desde el inicio del proyecto, caso contrario podrás encontrarte atrapado en una serie de tareas urgentes que no podrás dejar de hacer.  Para poder tener mejores resultados en esto:

• Analiza el tiempo que toman las acciones realizadas por ti y por tu equipo. Evalúa el tiempo realizado y el output que generan. Una forma de gestionar un proyecto evaluando tiempos por tareas es a través de un diagrama de Gantt que lo puedes desarrollar en un Excel
• Automatiza en lo mayor de lo posible los procesos operativos. Una tarea que puede tomar mucho tiempo es el reporting. Aquí tienes algunas ideas para automatizar los informes de Google Analytics, por ejemplo.
• Evalúa si el equipo que tienes actualmente es el adecuado para cumplir estas tareas.  Un ejemplo de estructura de un buen equipo de Marketing Online, lo tienes en este vídeo de SEOMOZ. 

Procesos definidos

Aunque trabajar en Marketing requiere una gran dosis de creatividad, requiere también tener establecidos pasos básicos dentro de cada una de las tareas generales. Un ejemplo: en una estrategia de contenido, el tener unas acciones de difusión de contenido preestablecidas, o los criterios para definir tus campañas de emailing, etc.  El tener procesos establecidos asegura que, aunque haya cambios en el equipo, el nivel de trabajo no va a variar.

• Revisa si existen acciones en tu empresa donde se realiza la misma actividad por diferentes personas, y si hay criterios establecidos. Un ejemplo es este artículo de «Cómo crear y operar la maquinaria de Contenido» o también tener claro cómo funcionan todas las áreas de Marketing Online. 
• En caso que no puedas establecer procesos, pero debes de tener un control de lo que sucede, establece políticas. Por ejemplo, es recomendable siempre tener políticas de Social Media para todos los miembros de la empresa y aquí tienes un template para crearlas. 
• Establece una forma de compartir estos procesos documentados a todos las personas relevantes y que sea fácil y accesible. Un ejemplo es un blog interno, una carpeta con estos archivos en la intranet, etc. Utilizar herramientas de trabajo colaborativo como Basecamp o Redes Sociales internas como Yammer, pueden ayudarte en la comunicación de estos procesos y políticas.

Tendencias del mercado 

El mercado se mueve con rapidez y más en proyectos online. Estar al día del mercado, los competidores y las necesidades de tu usuarios, y sobre todo, tomarlas en cuenta en los procesos de decisión del proyectos es clave para un proyecto sostenible y escalable. Si aún no lo haces:

• Define cuáles son las keywords relevantes para tu mercado y tus competidores principales y realiza un seguimiento en tu herramienta de monitorización 
• Sigue prensa especializada en tu sector o usuarios influyentes que te puedan dar pistas del mercado. A falta de Google Reader, Feedly es una herramienta interesante para hacer este seguimiento.
• Realiza continuamente encuestas de satisfacción y conversaciones con clientes y potenciales clientes.  Surveymonkey es una herramienta que he utilizado y además en su blog muestran algunas ideas para templates.

Número relevante de usuarios 

Uniendo al punto anterior, las evoluciones en nuestro planning o nuestro producto deben de estar alineadas a un número relevante de usuarios. Es decir, hacer un desarrollo en nuestra aplicación web para beneficio de solo unos pocos clientes, genera desarrollos inútiles para nuestro negocio, que posteriormente entorpecen las evoluciones globales.

• Si deseas hacer un cambio, evalúa tendencias en tu herramienta de analítica web. Cómo los datos pueden ayudarte en la evolución de tu producto, lo puedes ver en el punto 9 de este post.
• Busca datos no solo externos  sino también Internos (datos del buscador interno) que te permitan conocer mejor a tus usuarios

Fuentes de contenido sostenibles 

El contenido es lo que hace excelente, buena o mala a una página web. Cuando hablamos de contenido, no solamente nos referimos al realizado específicamente para un blog; sino el contenido en sí de la página web, o de tu aplicación.  Cuando se trata de una página web informativa de productos o servicios de la empresa, la labor de generar el contenido es mucho más sencilla, pero cuando es un ecommerce, o un vertical, la labor de generar contenido para los usuarios se multiplica y se vuelve más compleja. Por ello, piensa en:

• Contenido generado por tus propios usuarios, tomando en cuenta la labor de calidad pre o post publicación 
• Trabajar con partners líderes que puedan suministrar el contenido, evitando caer en contenido duplicado. La mejor forma es que el contenido sea un servicio. Ejemplo: la alianza para hacer la reserva con el sistema de eltenedor.es desde Tripadvisor.
• Contratar freelance o tener un equipo in-house solo para la generación de este contenido original

Prueba y Error

No todas las acciones de Marketing Online son efectivas para todas las empresas. Por ello, el primer paso en un proyecto de Marketing Online es identificar qué acciones son las que generan más beneficio a tu negocio, realizar pruebas y establecer los canales de adquisición, retención y generación de beneficio más efectivos.

• Pon en marcha tests A/B que te ayude a mejorar las conversiones de tus páginas web. Importante: Con esta herramienta web podrás evaluar la cantidad de tráfico necesario para que el test A/B tenga un nivel de fiabilidad relevante. 
• Prueba diferentes canales de pago (SEM, Facebook Ads, etc.) para verificar si tu producto o contenido es interesante para los usuarios a través de estos canales.
• Prueba diferentes tipos de contenidos, en tu blog, publicaciones en tus redes sociales, etc. para identificar los más interesantes para tu público.
• No tengas miedo en dar un paso atrás si al hacer un pequeña evolución los resultados no mejoran

Medir y evolucionar

Finalmente, ten presente la importancia de medir en todo proyecto Online, con un objetivo de análisis de las tendencias, y de poder identificar patrones futuros del comportamiento de tus usuarios.

• Crea un Dashboard que te permita analizar la salud de cada uno de las fases de tu proyecto online 
• Sé cuidadoso al analizar tendencias: Podemos cometer el error de comparar periodos de tiempo que no necesariamente son similares y que nos pueden generar ideas erróneas.

¿Alguna idea más para lograr la escalabilidad en tu proyecto online?

Foto: december_snowdrift