Gestor de Contenidos en Google Drive

Uno de los retos más grandes con los que me he encontrado en mi día a día, es la gestión de contenidos.  El Marketing de Contenidos tiene una importancia relevante en cualquier estrategia en Internet, y además de una correcta planificación, requiere de una coordinación eficaz que permita identificar necesidades y planificar acciones futuras.

Quiero compartir un gestor de contenidos en Google Drive, bastante sencillo, pero eficaz para realizar un inventario de contenidos.  El objetivo de este documento es, precisamente, servir de gestor; es decir una herramienta que nos sirve para planificar el tipo de contenido que debemos crear y revisar cuál es este stock, y lo que nos falte (o sobre) para en base de ello crear nuevos contenidos.

Accede al gestor de contenidos 
(Recuerda hacer una copia para poder editar el documento) 

Descripción del Gestor de Contenidos

Este Gestor en Google Drive, puede ser rellenado posterior a la publicación de los contenidos, pero también antes, con un objetivo de revisar los artículos que están pendientes de publicar.  También tiene un enfoque de controlar la difusión de los contenidos que hemos creado.  Está dividido en tres partes:

1)  Creación de contenido:

• ID: Un código que podemos establecer en orden cronológico u otra lógica que queramos establecer. Sirve simplemente para poder utilizar la información de este documento, potencialmente, en otras hojas de cálculo o en otros archivos
• Título: del post
• URL:  Una vez publicado nos servirá para llegar fácilmente a cualquiera de los artículos
• Tipo de Contenido:  Cuando tenemos una verdadera estrategia de contenido, nos encontraremos con diferentes formatos de contenido que registraremos en esta columna.
• Campaña: En el caso de una empresa, cierto contenido puede ser creado dentro del marco de una campaña específica (de lanzamiento de producto, de branding, etc.).
• Idioma original: para estrategias de contenido internacionales, es importante reflejar cuál es el idioma original en el que se creó.
• Otros idiomas: en el mismo caso que el anterior punto, también podremos definir si es un contenido que puede ser o no traducido. Ejemplo: contenidos muy locales, como podrían ser eventos pequeños en los que la empresa participa, normalmente no se traducen.
• Categorías:  Este es uno de los mayores dolores de cabeza en contenido, su categorización.   Estableciendo desde un inicio las categorías a usar, y además definiendo qué categoría corresponde a cada contenido, tendremos un mejor control y evitaremos duplicidades.
• Etiquetas:  Igual que el punto anterior, y aún con mayor importancia, las etiquetas son uno de los elementos que causan más contenido duplicado y que debemos saber gestionar correctamente.
• Palabras clave: Esta columna nos va a servir para tener muy claro, cuál es la palabra clave por la que nos queremos posicionar con este contenido y trabajar en ella durante su creación.
• Producto Relacionado: si la estrategia de contenidos solo está orientada a los intereses de los usuarios (tráfico) pero no a los de la empresa (conversiones) no es una estrategia rentable.  Esta columna nos sirve para tener claro que el creador de contenido debe de o hacer una mención del producto o utilizar una imagen, o poner un enlace a la página de destino del producto, etc.
• Autor: el creador 🙂
• Participación de clientes:  Si es un contenido que implica una participación de clientes, podremos poner Sí o No. Así el creador del contenido sabrá que debe de contactar algún cliente para poder tener su punto de vista, grabar un vídeo con él, etc.
• Participación de Influencers: Gente con experiencia (y renombre) en el sector que participe dando su opinión o co-creando el contenido.

2) Difusión del contenido

•  Fecha planeada: Cuando queremos publicarlo
• Fecha de publicación: Cuando realmente se publica (no siempre coincide con la anterior 🙂 )
• Redes sociales: desde la columna U hasta la columna X, tenemos un checklist de los canales sociales de la empresa donde vamos a publicar el contenido. La difusión es un tema que ocupa muy poco tiempo a los gestores y creadores de contenido, por lo que tener este cheklist va a servir para comprometernos (u obligarnos)  a hacerlo.
• Emailing:  Desde la columna Y hasta la columna AA, tenemos un checklist de emailing (otro canal importante para la difusión de contenidos). Aquí podremos incluir emailing a clientes (a través de newsletters), emails a potenciales clientes o emails a influencers (bloggers, twitteros) que nos puedan ayudar a la difusión del contenido.

3) Análisis del Inventario de Contenido

• Total de posts por Autores (pestaña): esta pestaña nos dará el total de posts que cada uno de los autores, así podremos ver rápidamente qué autores contribuyen más y cuáles menos 
• Total por tipo de contenido (pestaña):  Podremos ver qué tipos de contenidos son los que más hemos creado y cuáles tenemos muy pocos.
• Contenido por Categoría: Al igual que el punto anterior, con esta pestaña podremos revisar el tipo de categoría que hemos dejado olvidada y cuál tenemos más que suficiente. Para revisar cada uno de las categorías, puedes cambiar los filtros de la tabla dinámica:

Importante: estas pestañas se actualizan automáticamente al actualizar la pestaña de «Stock de contenido», pero debemos de verificar que la tabla dinámica tome todos los datos de la tabla que está en esta pestaña.

Al igual que se ha realizado estos tres análisis, es posible realizar muchos más:  ver el total de posts publicados por mes, qué productos de los que más estamos hablando y cuáles menos, qué etiquetas estamos usando más,  cuáles son los emails que más he enviado, etc.

¿Tienes algún otro recursos para gestionar el contenido? Espero compartas conmigo tu experiencia usando éste u otro gestor de contenido 

Foto: Thomas Hawk